Gestión documental y gestor documental ¿Son lo mismo?
La gestión documental y el gestor documental son herramientas esenciales para cualquier organización que desee optimizar sus procesos y mejorar su eficiencia."
La gestión de archivos se ha convertido en un activo crucial para el éxito de las organizaciones. La información es poder, pero administrar de manera eficiente, puede ser un desafío, especialmente cuando se encuentra dispersa en diversos formatos y ubicaciones.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es mucho más que simplemente almacenar archivos. Es un proceso integral que abarca la creación, captura, almacenamiento, uso, distribución y conservación de documentos. Este enfoque estratégico garantiza que la información esté organizada, accesible y segura durante todo su ciclo de vida.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es una herramienta tecnológica que facilita la automatización y optimización de los procesos de gestión documental. Permite crear, capturar, almacenar, organizar, buscar y recuperar documentos de manera eficiente.
Además, con un gestor documental puedes automatizar procesos de trabajo con formularios fáciles de realizar y de seguir.
Estos dos conceptos no son excluyentes, sino complementarios. La gestión documental proporciona el marco estratégico, mientras que el gestor documental ofrece las herramientas tecnológicas para implementarlo de manera eficiente.
Es por ello que estas dos soluciones se complementan perfectamente, otorgando los siguientes beneficios:
Optimiza tu oficina y aumenta la productividad: Implementa un sistema de gestión documental para organizar y almacenar archivos digitalmente, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
Mejorar el control y la seguridad: Centraliza tus archivos para garantizar su integridad y proteger la información confidencial.
Fomenta la colaboración: Facilita la comunicación entre equipos y agiliza los procesos de trabajo.
Simplifica auditorías y el cumplimiento: Utiliza herramientas de búsqueda avanzada para preparar auditorías rápidamente y cumplir con las regulaciones vigentes.
Automatizar de manera eficiente: Adquiere información de manera eficiente y preséntala a las personas correctas en el momento oportuno.
Obtén reportes precisos y estructurados: Alcanza visibilidad de todas las actividades que los colaboradores realizan en las tareas diarias.
Gestiona decisiones de negocio informadas: Decide en tiempo y forma pero sobre todo, cuenta con una visión estructurada y ágil de todos los procesos de la organización.
La gestión documental y el gestor documental son herramientas esenciales para cualquier organización que desee optimizar sus procesos y mejorar su eficiencia. Al trabajar en conjunto, ofrecen una solución integral para la organización, proporcionando beneficios tangibles en términos de productividad, seguridad y colaboración.
¡Ahora es tu turno de aprovechar al máximo el potencial de tus documentos!✨
"La información
es poder, pero administrar de manera eficiente puede ser un desafío."
Paulina Arellano
Preventa Digitalización
0 Comentarios