10 Razones por las cuáles Digitalizar

1/04/2019

10 Razones por las cuáles Digitalizar

La digitalización de información (Documentos, planos, fotografías, obras de arte, libros, acervos culturales, etc.) es indispensable para cualquier organización hoy en día, pues con la Transformación Digital éstas deben estar fácilmente disponibles para las personas necesarias, en el tiempo requerido y desde cualquier lugar o dispositivo de acceso, no importa el giro de la empresa o el objetivo que tenga.

Actualmente muchas organizaciones continúan generando grandes cantidades de papel que almacenan o guardan en sus instalaciones ocupando espacios y por consiguiente generando costos ocultos, además que el acceso a dicha información es complicada y constantemente se genera pérdida de información.

Ejecutivos de alto nivel se encuentran ante la disyuntiva de administrar el archivo o tenerlo distribuido en diferentes localidades o lugares de trabajo.

Es por ello que un proceso de digitalización elaborado y ejecutado por expertos y especialistas en la materia se convierte en la mejor solución, contar con un socio de negocios que además de ayudarle a transformar la información física en digital, además de hacerlo con bajos costos, es hoy en día indispensable.

Por lo anterior te recomendamos 10 razones por las cuales digitalizar y centralizar tu información:

  • Reducción de costos de almacenaje de archivo físico.
  • Eficiencia al acceder de forma inmediata a la información.
  • Valor Agregado.
  • Compliance.
  • Evitar multas por no tener la información en tiempo y forma.
  • Seguridad.
  • Continuidad de negocio.
  • Espacios e imagen.
  • Distribución de información eficiente.
  • Primer paso a la Transformación Digital.

Con los avances tecnológicos que tenemos día con día, la Transformación Digital es una necesidad para todas la organizaciones, y aquellas que tarden más en automatizar sus procesos y hacer uso de la tecnología, tardarán más a sacar provecho o peor aún, cuando decidan hacerlo podría ser demasiado tarde, pues la competencia tendrá mucha ventaja de cara al cliente, procesos, costos, tiempos de respuesta y al final del día, en una experiencia de cara al cliente o consumidor final…

Transformar de lo análogo o físico a lo digital no es complicado si se hace con el socio de negocios adecuado, quien no solo realizará la digitalización de los documentos, sino que lo guiará y llevará de la mano bajo las mejores prácticas y bajo estándares de calidad certificados especializados en dichos procesos como el ISO 9001:2015 para culminarlos de forma óptima. Proveedores de digitalización hay muchos, expertos certificados y con vasta experiencia somos muy pocos. Confía tu información y procesos solo a los expertos… Grupo Siayec, integradores de soluciones tecnológicas innovadoras…

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Con los datos, su disponibilización, interpretación y análisis como punta de lanza en la más reciente transformación digital en el mundo de los negocios, las empresas tienen la encomienda de conocer mejor a sus clientes y a su competencia, además de comprender cómo optimizar las operaciones.

Hoy en día, los datos y la información oportuna pueden convertirse en dinero, “siempre y cuando se tenga a los socios adecuados para aprovecharlos”. Esta óptica fue el eje rector de El Nuevo Recurso Renovable que Transforma los Negocios, evento organizado por Forbes México, celebrado el pasado 25 de julio de 2018 en la Ciudad de México, en donde se abordaron los desafíos, estrategias y posibilidades del mundo digital aplicado a los negocios, de la mano de algunas de las empresas líderes del país; Grupo Siayec y su portafolios de soluciones ofrece una amplia gama de soluciones en torno al dato, uno de los recursos más importantes de todas las empresas, digitalizamos, protegemos, automatizamos procesos de negocio, y llevamos a cabo el análisis predictivo de la información, incorporando recursos humanos, procesos, y tecnologías, que nos diferencian tanto en la alta especialización como en la calidad en la entrega de nuestros servicios

  1. Entender oportunidades específicas de la industria.
  2. Crear una estrategia de negocio desde el cliente.
  3. Articular una estrategia operacional para toda la empresa.
  4. Integrar programas de cambio de cultura por medio de la digitalización.

Estamos seguros que proveer información relevante para la toma de decisiones de mercado es uno de los aspectos más destacados, en donde integrar la voz del consumidor es vital para ir más allá del dato frío, ya que detrás de estas cifras existe una conversación real que están teniendo los consumidores acerca de la competencia.

Por lo anterior recomendamos impulsar un nuevo paradigma de operatividad dentro de su organización que implica el uso de la nube, la digitalización, el Big Data- o el reconocimiento de lenguaje, gestores de documentos e información e Internet de las cosas para crear procesos automatizados, rápidos y altamente personalizables según la visión de futuro de cada organización.

Las empresas que no transformen su modelo de negocio por una visión digital van a perder competitividad en el corto o inmediato plazo. La transformación digital tiene que estar conectada a una eficiencia en el negocio y contar con un socio de negocio como Grupo Siayec que puedo integrar soluciones tecnológicas innovadoras de gama alta y con tecnología de punta puede ser la mejor opción.

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Ofrecer un buen producto o servicio ya no es suficiente en una economía que se torna cada vez más digital, por este motivo las compañías que quieran ser más competitivas deben invariablemente mejorar desde el interior para eficientar sus procesos, optimizar sus recursos, agilizar tiempos, contar con toda su información digital y plataformas que les permitan gestionarla de forma eficiente, así como contar con una buena gestión de las diferentes áreas que la integran.

De acuerdo con un estudio realizado por la consultora IDC, la industria de TI continua experimentado un crecimiento durante el año 2018 del 3.5% en relación al año anterior. No obstante, señala que la implementación de nuevas tecnologías continua siendo un reto para organizaciones enraizadas a tecnologías tradicionales.

Este mismo estudio indica adicionalmente que las principales barreras que las organizaciones descubren al momento de adoptar una Transformación Digital se enfoca o centran en los costos, el tiempo y en procesos complejos internos. Un aspecto fundamental que las organizaciones y empresas en desarrollo o crecimiento deben de aprovechar es su capacidad de adaptación a nuevas tecnologías y con ello la optimización de sus procesos de negocio.

Raquel Macias, directora de comunicación y asuntos corporativos de SAP México, señala que “hay que romper el mito que la adopción de nuevas tecnologías es solo para empresas de gran tamaño. La innovación y la transformación digital están al alcance de cualquier empresa sin importar su volumen de negocio o industria”.

La Transformación Digital no es un asunto exclusivo para las grandes corporaciones, es un tema de relevante importancia para cualquier empresa sin importar el tamaño, inclusive para las PYME’s quienes en caso de no incorporar alguna tecnología que les permita ser más competitivas se prevé que desaparezcan en los próximos 7 años.

Administrar y Gestionar la información de pequeñas y grandes corporaciones en el país en formato digital o convertirla de físico a digital es una de las grandes virtudes que Grupo Siayec ofrece aportando una cadena de valor con una serie de soluciones tecnológicas que se integran en soluciones integrales mediante su portafolio de soluciones.

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¿Frecuentemente no encuentras el archivo o documento que necesitas? ¿Te cuesta trabajo acceder a la información? ¿Tienes tu información en muchos sistemas con información importante?

¿Sabías que el 35% de los empleados pierden tiempo buscando sus archivos?

¿Alguna vez imaginaste tener toda tu información en formato digital y en un mismo lugar, disponible a cualquier hora, desde cualquier lugar con tan solo teclear una o dos palabras?

Ya no pierdas más tiempo, un Gestor de Contenido (ECM – Enterprise Content Management) siempre te brindará la información que necesitas en el momento que lo requieras y desde cualquier parte del mundo no importa el formato en que la tengas (PDF, imagen, audio, video, etc.); digitalizar la información y administrarla-gestionarla en formato digital, nunca había sido tan fácil; cada usuario puede tener un perfil de acceso que solo le permita acceder a la información que le corresponde.

Solo el 6% de las empresas a nivel mundial se ha digitalizado por completo

El impacto de la digitalización está sucediendo en empresas, usuarios finales y en la configuración legislativa de países. El uso de tecnologías como ECM, BPM, machine learning, data analytics o inteligencia artificial es cada vez mayor y México es un país que, si bien conoce los conceptos, aún necesita vencer ciertas barreras para lograr tener éxito en su implementación.

Para formar parte de la innovación y evolucionar tiene que haber un foco principal; sin embargo, casi nunca existe una función o área específica en la organización que se encargue de este proceso, la transformación puede ser liderada por una combinación de áreas.

“Recursos Humanos o las áreas de finanzas dentro de las empresas son las primeras que consideramos en modelos importantes internos de transformación; esto por la búsqueda de talento, la parte administrativa del personal; mientras que la parte financiera, se encarga de cómo integrar las tecnologías para ser más eficientes, seguros y tener información más rápida”.

El mercado en México brinda hoy una amplia gama de soluciones que permiten a las empresas digitalizar, optimizar sus procesos y en general a evolucionar tecnológicamente y ser parte de la cuarta revolución industrial; para ello se pueden utilizar plataformas de gestión de contenido y administrar toda la información desde un solo punto y acceso, para lo que hoy existe en papel, no hay como acercarse a un experto que sepa las particularidades de dicho proceso de digitalización, y si cuenta con alguna certificación sobre sus procesos mucho mejor, así sabrás que estas en buenas manos.

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¿POR QUÉ LAS EMPRESAS DEBEN SUMARSE A LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

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¿POR QUÉ LAS EMPRESAS DEBEN SUMARSE A LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

Entender qué es la Transformación Digital, cómo lograr el cambio, así como concebir el impacto que éste puede tener en las empresas son puntos relevantes que se abordan día con día en los sectores económicos en todo el país. Este impacto está sucediendo en empresas, usuarios e inclusive en la configuración legislativa del país.

El uso de tecnologías como machine learning, data analytics, inteligencia artificial o gestores de contenido digital es cada vez mayor y México es un país que, si bien conoce los conceptos, aún necesita vencer ciertas barreras para lograr tener éxito en su implementación.

25% de las empresas que existen desaparecerán en aproximadamente siete años si no se involucran en revolución digital, según expertos.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no va a renovar los procesos de las empresas, ni va a solucionar los problemas de administración y gestión de información, se necesita de una estrategia y objetivos claros detrás que permitan afrontar dichos retos.

“Primero se tiene ver qué es lo que se quiere lograr, cuál es la estrategia de negocios y, de acuerdo con esta, visualizar a la empresa en los siguientes años y cómo la tecnología ayudará a esta transformación”, señaló el director de ingeniería de Cisco México en el Innovation in action, evento donde líderes de tecnológicas hablaron en mesa redonda sobre este panorama, quien apuntó que el acceso o la aplicación de la tecnología no logra por sí sola la transformación, pues las empresas deber ir más allá y enfocarse en trabajar en su estrategia como organización, la gran mayoría de las veces requieren apoyarse en empresas especialistas en estos temas para visualizar la dirección correcta a seguir.

Una vez definida, se visualiza cómo se quiere evolucionar dentro de la empresa a nivel estratégico, también se debe analizar el impacto en los procesos productivos de todas las áreas de la organización, los empleados y los clientes.

Por otro lado, el ex CEO de Facebook México dijo que para comenzar con esta transformación se necesita entender la inmediatez de las nuevas plataformas y las necesidades de los clientes.

“Primero tiene que haber un cambio en nuestro paradigma mental, entender que, hoy por hoy, le tenemos que resolver temas fundamentales a las personas, usar la tecnología para acelerar los procesos y comprender la rapidez de ésta”.

Si requieres de consultoría para dar los primeros pasos en la Transformación Digital, optimizar procesos de negocio haciendo uso de plataformas de primer mundo con motores de búsqueda y analíticos que ayuden a tu organización a optimizar tu organización, ponte en contacto con nosotros.

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Digitalización Inteligente de Información

Información y Documentos:

  • Contables
  • Administrativos
  • Fiscales
  • Expedientes Clínicos
  • De Recursos Humanos
  • Acervos Históricos y Antiguos
  • Libros
  • Mapas
  • Fotografías
  • Planos
  • Obras de arte
  • Objetos en 3D
  • etc.

No importa qué, somos expertos digitalizando y convirtiendo información y documentos físicos a formatos digitales.

Contamos con personal Calificado y Certificado y operamos bajo los estándares de la NOM ISO9001:2015.

Nuestra operación está basada en las mejores prácticas de gestión de información para tratar su información como si fuera nuestra, entregando siempre, desde hace 25 años, resultados superiores a lo esperado por nuestros clientes. La infraestructura y tecnología que manejamos, nos permite realizar capturas masivas mediante herramientas especializadas, almacenar y resguardar la información digital ofreciendo herramientas de gestión documental (ECM) líderes en el mercado y soluciones integrales a todos los sectores económicos y productivos del mundo.

ECM | BPM | Digitalización

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