Digitalización

30/04/2018

Digitalización

¿Porqué digitalizar?

La información en papel, muchas veces pueden representar una molestia y desorden creciente en nuestro día a día. Una de las maneras más eficientes para abatir esta problemática es el uso de la tecnología disponible hoy en día para convertir la información física en digital; básicamente la digitalización consiste en la conversión de información u objetos, en un archivo en formato digital mediante el uso de dispositivos electrónicos como escáneres. Los formatos en los que se puede almacenar el archivo digital pueden ser de tipo PDF, JPG, JPEG, TIF, BMP, GIF, PNG, etc.

La información digital es mucho más fácil de organizar, administrar, buscar y consultar, un ejemplo claro son las entradas a eventos, las facturas, fotografías, correo electrónico, etc., que hacen más sencilla la vida al tenerlas disponibles en nuestros ordenadores o dispositivos móviles.

Hoy en día estamos viviendo un cambio en la manera de gestionar la información (documentos, fotografías, planos, libros, obras de arte, etc.), el uso de los medios digitales cobra mayor relevancia con las aplicaciones de captura a través del reconocimiento óptico de caracteres OCR’s (Optical Character Recognition) que es un proceso de conversión de imagen a texto, así como el ICR (Intelligent Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) y OBR (Optical Barcode Recognition).

El uso de metadatos (datos que describen o definen el contenido de una imagen, documento u objeto dentro del mismo objeto), constituyen un componente del archivo electrónico que como información facilita la creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo; Los metadatos se caracterizan por ser datos altamente estructurados que describen características de los datos, como el contenido, calidad, información y otras circunstancias o atributos.

Frente a grandes cantidades de información que crecen de forma exponencial, la gestión de los metadatos puede ser de gran ayuda para ganar en eficiencia operativa y/o tomar mejores decisiones para la obtención de ventajas competitivas.

 

Ventajas de digitalización de información

  • Ahorro de espacio físico. A manera de ejemplo en una tarjeta de SD de 128 GB se podrían almacenar alrededor de 57,000 fotografías digitales, ahora imagina la cantidad de espacio si tuviéramos la misma cantidad de fotografías físicamente.
  • Se garantiza su conservación, al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo, evitando el deterioro a causa de factores ambientales o accidentes, inclusive debido a la misma manipulación de la información.
  • Modificación o edición de  la información. Los archivos obtenidos posteriores a un proceso de digitalización pueden ser modificados, almacenados y manipulados de diferentes maneras.
  • Mayor seguridad, al estar disponibles solo a las personas autorizadas, pudiendo incluso cifrar los archivos y restringiendo partes del mismo documento o totalmente, se pueden incluir inclusive diferentes niveles de privacidad a los documentos en función al perfil de cada usuario.
  • Accesibles para su consulta para varios usuarios al mismo tiempo, de tal forma que un mismo documento puede ser utilizado por diferentes usuarios de manera simultánea., evitando las re impresiones en papel.
  • Mayor eficiencia de los empleados al no tener que desplazarse y perder tiempo en la búsqueda de algún documento determinado, pudiendo consultarlos desde cualquier dispositivo móvil.
  • Facilita la distribución de los contenidos. El 100% de los documentos, o una parte, pueden enviarse mediante correo electrónico u otros sistemas de transmisión electrónica, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
  • Colaboración con la sostenibilidad del medio ambiente, consumiendo menos papel al realizar menos impresiones o fotocopias.
  • Copias Exactas. Cuando sea realmente necesaria una copia, ésta pueda generase del original, evitando pérdida de información al ser extraída del original.
  • Rapidez de acceso a la búsqueda, ya sea en tu ordenador o en la nube. Siendo, además, accesibles desde cualquier lugar si utilizas almacenamiento en nube.

Estos son solo algunos ejemplos de los beneficios que nos brinda migrar a un esquema digital, digitalizando los activos físicos.

Grupo Siayec es una empresa especializada en la conversión de información física o análoga a formato digital, nuestros más de 25 años en el mercado nos permiten garantizar que el resultado será por encima de lo esperado, pues contamos con una Certificación de ISO 9001:2015 en nuestro proceso de digitalización y más de 100,000,000 de imágenes nos respaldan.

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Publicación en periódico Reforma | Sección Negocios

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